アンケート依頼メールが回答率を左右する

アンケートの回答率を高めるには、対象者に送付する依頼メール（依頼文）にも気を配ることが重要です。依頼メールの内容が不適切だと、アンケートページにアクセスすらしてもらえないので、基本的な内容や書き方を押さえておく必要があります。

アンケート依頼文の目的

アンケート依頼文の目的は、回答協力を促してアンケートページへ誘導することです。アンケートは回答者に少なからず負担をかけるため、「回答してみよう」というモチベーションを高める役割もあります。

例えば、メールにアンケートURLを掲載して「当サービスについて、下記URLから回答してください」と一言添えただけでは回答意欲を高めることはできません。顧客は依頼文でアンケートに回答するかどうかを判断するため、アンケートの概要を伝え、なおかつ好印象をもってもらうことが重要です。

依頼メールの文例

アンケートの依頼文は調査内容によって変える必要がありますが、参考までにユーザー調査の依頼メールの一例を紹介します。

アンケート依頼メールに記載すべき内容

どのような調査の依頼メールでも、必ず記載すべき項目は共通しています。

ここでは6つの項目を紹介します。

アンケートの目的・用途

概要がわからないアンケートの協力依頼は対象者に不安感や不信感を与えてしまうため、アンケートの目的・用途の記載は必須です。「サービス改善のため」「新商品開発のため」など、自分の回答が何に役立てられるのかがわかれば、納得した上で回答することができます。

所要時間

アンケートはすきま時間で済ませたい人が多いため、所要時間がわからなければ敬遠されてしまいます。また、回答に想定以上の時間を要した場合、面倒な気持ちから途中で離脱したり、回答の精度が落ちたりする場合があります。

特に、Webアンケートは回答前に分量を把握しづらいので、依頼メールに所要時間の目安や設問数を明記しておくことが重要です。

回答期限

一般的に、期限が設定されていない事柄は後回しにされてしまいます。アンケートについても同様です。回答期限がわからなければ、対象者は他の用事などを優先し、そのまま忘れてしまうことがよくあります。

アンケートをタスクとして意識してもらえるよう、依頼メールには回答期限の日時を明記しましょう。回答期間が長い場合は、期限の前日などにリマインドメールを送付することも効果的です。

アンケートURL

先述の通り、依頼メールの目的はアンケートページに対象者を誘導することです。目立たない場所に配置されていると回答率を下げる要因にもなるため、URLは一目でわかる場所に掲載しましょう。URLの前後に行間を空けたり、「▼アンケートの回答はこちらから▼」などの目印をつける工夫も有効です。

また、近年はスマートフォンで回答するユーザーが多いため、画面をスクロールせずにURLを確認できるよう配慮することもポイントです。

個人情報の取り扱い方法

アンケートで個人情報に関する項目がある場合は、その取り扱い方法を必ず記載しましょう。主な記載項目は以下の3点です。

・個人情報を取得する理由
・個人情報の管理方法
・第三者への個人情報提供の有無

個人情報を第三者に提供する場合は、本人の同意を得る必要があります。ただし、個人情報の開示に抵抗がある人は多いため、第三者への提供は控えたほうがよいでしょう。

問い合わせ先

調査主体がわからないアンケートは対象者に不信感を与えてしまうため、アンケートに関する問い合わせ先も明記する必要があります。窓口の担当者や連絡先を依頼メールの末尾に記載しましょう。

アンケート依頼メールで回答意欲を高める5つのコツ

さいごに、対象者の回答意欲を高めるコツを5つ紹介します。

件名はわかりやすく端的に

件名はメールを開封するかどうかを判断する重要な項目です。用件が不明瞭なものや、一目で内容を把握できない長い件名では、開封率を低下させることがあります。アンケートの協力依頼であることが明確かつ端的にわかる件名を意識しましょう。また、謝礼がある場合は、その旨を件名に加えると開封率を高めることができます。

メール本文は丁寧かつ簡潔に

アンケートの依頼文は丁寧な言葉遣いで書くことが基本です。ユーザー向けのアンケートの場合は、日頃からご利用いただいていることへの感謝も伝えます。回答意欲を高めるために、少なからず負担のかかる作業をお願いする相手に配慮する姿勢を示すことは重要です。

ただし、敬語を多用しすぎる文章は読みづらいことがあるため、簡潔にまとめることも意識しましょう。

他のURLやコンテンツを掲載しない

アンケートの依頼メールでは、アンケート以外の情報を記載しないようにしましょう。例えば、キャンペーンに関するURLやコンテンツが混在していると、メールの趣旨がぼやけるうえ、対象者はお得情報のほうに意識が向いてしまう可能性があります。

「1メール1コンテンツ」を原則とし、他のコンテンツは別のメールで案内しましょう。

謝礼を用意する

アンケートに協力してくれた方への謝礼は、できる限り用意することをおすすめします。アンケートに回答する手間や時間への対価があれば、対象者の回答意欲を高めることができます。謝礼の内容は本文に明記しましょう。

送信時間・タイミングにも気を配る

依頼メールを送信する時間帯やタイミングも、回答率に影響を与えることがあります。例えば、企業向けのアンケートを夜間や週末に送付しても気づいてもらえないため、平日の営業時間内に送付することが基本です。また、イベントやセミナーの参加者にアンケートを実施する場合は、記憶が鮮明なイベント終了直後に送付すると回答率を高めることができます。

回答したくなる依頼メールを作成しよう

アンケートに回答してもらえるかどうかは、アンケートの入り口である協力依頼のメールが大きく影響します。対象者が安心して回答できるよう、依頼メールではアンケートの目的や所要時間、個人情報の取り扱い方法などを必ず記載し、回答意欲を高める工夫も意識しましょう。ここで紹介したポイントを参考に、回答したくなる依頼メールを作成してください。

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