展示会からの商談数を最大化するには？肝心な4つのポイントとAsk Oneの活用事例を紹介
展示会において、多くの商談を獲得することは、出展における大きな目標となります。商談数を増加させるためには、展示会中の接客のみならず、会期後に効果的なアプローチを行う必要があります。記事では、そのような一連のプロセスを鑑みて、商談獲得に重要な4つのポイントを紹介します。展示会からの商談獲得には、会期前後も工夫が必要
展示会の出展においては、認知の拡大やリード（お客様）情報の獲得に加え、商談機会の創出が大きな目的になります。
展示会から多くの商談を獲得するには、会期中の接点のみならず、会期後にどのような形でアプローチするのかが重要です。数多くの企業が出展し、来場者に同時にアプローチする中で、自社にとって質の高い商談機会を生み出す仕組み作りが展示会を成功へと導きます。そのため、展示会前から会期後を見据えた準備が必要になります。
本記事では、多くの商談を獲得するにはどのような観点が重要であるかをご紹介します。
押さえたい4つのポイント
それでは順に、4つのポイントをご紹介します。
来場者情報を集約する体制を整える
自社のブースを訪れた来場者の情報は、主に名刺、ヒアリング内容、アンケート等から得ることができます。これらの情報を展示会後のフォローアップに効率的に反映することで、顧客体験を向上し、適切なアプローチが実現できるようになるため、商談への転換率が高まります。
情報の集約先としては、SFAやCRMが有力です。こうしたツールに対して、正確に漏れなく情報を集めるには、獲得した情報をデータ化するためのフローの確立や、ツールの導入が効果的になります。
SFA・CRMについては、こちらの記事もご確認ください。
SFAの運用を定着させるには｜よくある失敗・原因と対策のポイント
<弊社事例>
弊社では、Ask Oneを使用して来場者情報を集約しています。
ブースで得た名刺情報やヒアリング情報はAsk Oneに集約され、リアルタイムでSalesforceやSlackに連携されています。
Salesforceに送信された情報は、既存のメールアドレスであれば指定した項目やヒアリング情報が更新され、新規のメールアドレスであれば新規リードが作成されるようになります。
そのため、展示会終了後に急いでデータ化をする作業や、インサイドセールスへの特別な引き継ぎ作業は必要ありません。
来場者の優先順位付けを行う
ブースには、様々な方が訪れますが、その中でも自社のターゲットにあてはまる来場者に優先的にリソースを割くことで、効率的に商談化確度の高いリードを獲得することができます。
反対に、ターゲットとはならない方に必要以上の訴求を行うことは、自社にとっても、来場者の方にとっても好ましくありません。
また、来場者との接点は大きくブースでの対応と、展示会以降の２つに分けられます。
前者のブース対応においては、最初にヒアリングやアンケートを行い、その後のブースでの体験を変えることが考えられます。
加えて、ブースで得た情報から展示会後に優先的にフォローを行う方を特定することで、効率的な営業活動を実現できます。
<弊社事例>
弊社では、ブース来場者が簡単な質問に回答するだけで、質問内容から導いたニーズに合わせて資料を投影できるようにしています。
質問内容は、来場者の職種や業務内容、使用している各種ITツール、展示会への出展回数（出展する場合は現在抱えている課題も）等をヒアリングしています。
それらの質問をメモをとりながら聞いていくのは時間がかかり、データ化するハードルも非常に高いですが、事前にAsk Oneで作成したフォームを使用して選択式の質問に回答をしていくことで聞き漏れを減らし、記入時間を短縮するだけでなく、即時データ化し、営業活動に活かすことができます。
また、こうしたヒアリング内容に応じてお客様へどのような対応をするかという「対応ランク」を付与し、即時に営業チームに連携することで、来場者の優先順位付けを実施し効率的な営業活動が可能になります。
ブース対応を標準化する
ブースにおける担当者によって、商談化率が異なってしまうのはよく見られるケースです。原因としては、次のような理由が考えられます。
・商材の訴求ポイントが一律になっていない
・見込みの薄い方に長い時間を割いている
・必要な情報のヒアリングができていない
ヒアリングする項目を明確に設定し、どの担当者でも短時間で効率的に商材の訴求ができるよう、対応の標準化を行うことが継続的に成果を出すために重要です。
<弊社事例>
弊社の展示会運営では、当日ブースに立つメンバーはマーケティングチームや営業チームだけにとどまらず、様々な部門のスタッフがいる場合があります。
展示会対応に慣れていないスタッフが参加することも多いため、そうしたメンバーでも効果的に対応できるように、必ずヒアリングする内容や製品・サービスの特徴をまとめて周知させる必要があります。
そのため、ブースにはタブレットを用いてAsk Oneのデモを用意し、ブース来場者が簡単な質問に回答するだけで、質問内容から導いたニーズに合わせて自動で資料を投影できるようにしています。
質問内容は全て統一されているため、ヒアリング漏れや各メンバーによって偏ったヒアリング、Ask Oneの訴求ポイントのずれなどが解消され、対応の標準化が実現しています。
迅速にフォローアップを行う
来場者は、展示会において様々なブースを訪問します。そのため、展示会後に多くの企業から一斉にアプローチを受けることになります。
こうした状況の中で同じく出展している他社に対し、先んじてアプローチを行うことで、来場者にとって鮮度の高い状況で再度の訴求ができるため、商談化率を高めることに繋がります。
いち早くフォローアップを行うには、展示会で得た情報を素早く正確に営業チームに連携することが必要になるため、情報受け渡しのフローや、フォローアップの体制を構築し、展示会に臨みましょう。
<弊社事例>
ブース来訪者にはいち早くお礼メールを出したいため、弊社ではAsk Oneの機能を活用し、ブース来場者の回答内容に応じて各顧客に合わせた資料をその場でメール送信しています。
これにより、メールの開封率向上を実現し、後日連絡した際にも印象に残りやすくなります。
さらにインサイドセールスチームは、SalesforceとSlackに送られた情報を確認しながら確度の高い方を優先して対応し、アポイントメントを取ります。
展示会当日に来場者に答えていただいた回答内容や社内の対応スタッフ、見込み顧客のランクまで即時にデータ化され確認できる体制を整えているため、タイムロスを無くし、来場者の記憶が濃いうちにアプローチを開始できており、商談化率の向上にも寄与しています。
当日にメールをお送りしていることで記憶にも残りやすいので、スムーズに会話を開始し商談成立するまでの動線ができています。
商談獲得を加速させるツール
ここまで紹介した4つのポイントを鑑み、展示会からの商談獲得を最大化するには、各種目的に応じたツールを活用することが有効です。
ここでは、3つのツールをご紹介します。
名刺管理ツール
名刺情報のオンラインデータ化には、専用のツールを活用することで効率化を図ることができます。
代表的なSansanをはじめとする名刺管理ツールを用いることで、会場において名刺をスキャンし、オンラインデータ化することが可能です。効率的かつ正確にデータ化することができるため、迅速なフォローアップに繋がります。
アンケートツール
来場者のヒアリング項目を明確にし、かつSFAやCRMなどに情報を集約するには、アンケートツールが役立ちます。タブレット端末などを用いて、来場者の方に直接回答していただく形や、ブースの担当者がヒアリングをしながら入力する形が考えられます。
加えて、回答内容に応じてスコアリングを行い、フォローアップする優先度を自動的に振り分けることも可能です。
Ask One
Ask Oneは、”あらゆる顧客接点で営業機会を逃さない”をコンセプトに、社内外のオンラインやオフライン問わず、様々な場面やレベニュープロセスで使えるマルチチャネルフォームです。
SalesforceやKinton、Hubspotなどをはじめとした外部システムとの連携に優れ、柔軟なヒアリングフォームを作成できるインタラクティブなフォーム機能を有しており、即座に回答内容を社内共有することが可能であるため、多様な顧客接点で活躍します。
特に展示会での接点においては、名刺情報の高精度な読み取りに特化したOCRを搭載し、名刺情報とヒアリング内容をSFAやCRM、MAなどに即時で同期することができます。名刺管理と顧客ヒアリング、アンケートを別々のツールで実施する場合と比較すると、それらの情報を紐付ける作業が不要になるため、情報の一元管理と正確な即時フォローアップを行える環境を実現します。また、スコアリングなどの実施も可能で、効率的な顧客フォローの優先順位設定にも有効です。気になる方は下記から資料をダウンロードしてご確認ください。
Ask Oneの資料ダウンロードは：こちら
要所を押さえ、効率的に商談化を実現
紹介した4つのポイントを、ツールをうまく活用しながら実現することで、効率的に商談数の向上を見込むことができます。展示会を営業拡大に向けたよりよい機会にできるよう、改善に取り組みましょう。
