日程調整ツールやSalesforceと連携し、毎日のウェブセミナー配信における業務効率化を実現

課題
- セミナーの回数が増え、従来通りの運用方法に限界を感じていた
- 外部システムとの連携性が乏しく、手動の運用が多く発生していた
施策
- アンケート作成から結果確認までをビジネスサイドメンバーで実施
- 日程調整ツールやSalesforceと連携したフローを確立
結果
- ビジネスサイドメンバーで施策を完結でき、効率的に施策を回せるようになった
- 外部システムとの連携性が増したことで工数を削減できた

株式会社ファミトラ様は、家族信託という仕組みを利用して、ご両親の資産の管理・運用・処分を信頼できるご家族に託すことにより、認知症などを原因とする資産の凍結を防止することを目的としたサービスを展開している企業です。

同社では、見込み客獲得のための施策としてウェブセミナーを高頻度で実施しており、そのセミナー運営にCREATIVE SURVEY for Salesforceを活用して業務効率化と工数削減を実現されています。導入の経緯や活用方法、得られている効果について、マーケティング本部本部長の水井様とシステム開発本部プロダクト開発部長の高山様にお話を伺いました。

※以下、敬称略

毎日行うセミナー運営の効率化のために、Salesforceと柔軟な連携ができるCREATIVE SURVEYを導入

Q：貴社の事業内容とご担当の業務を教えてください

高山：弊社、ファミトラはまだ一般的に馴染みの少ない「家族信託」に関するコンサルティングサービスを主な事業としています。

家族信託というのは、ご両親などが判断能力のあるうちに大切な財産を信頼できるご家族に託すことにより、たとえ認知症などにより判断能力が低下した後でも、ご本人の希望やご家族のニーズに沿った、柔軟な財産の管理や運用を実現することを目的とした仕組みです。

しかし、どのような内容の信託契約にするかについては、弁護士と幾度もの調整を行い、書類作成をし、信託契約を締結していたのですが、弁護士費用が高額であるため一部の方しか利用していない制度でした。

そこで私たちは、信託契約締結の前段階までのフェーズにおいて、お客様の課題や希望を伺い、最適な家族信託組成プランのご提案などのコンサルティング領域を担うことで、弁護士費用よりもコストを抑え誰もが制度を利用できるようにすることを目指し、事業をスタートいたしました。

水井：私はマーケティング本部でマーケティング全体の管掌をしています。主なマーケティング施策としているのが見込み客獲得を目的としたウェブセミナーです。

家族信託やその周辺知識に関するセミナーを実施し、そこから弊社のコンサルタントとの無料相談会への参加の希望を伺い、ご希望のあった方をインサイドセールスに繋ぐ役割を担っています。

他にも、検索広告でランディングページに誘導しそこからインサイドセールスへ繋いで商談化を目指す取り組みなども行っています。

高山：私はプロダクト開発本部で開発全体を管掌しています。その中でも、マーケティングやアライアンスなどの部署と関連する部分を管理することが多いです。例えばCREATIVE SURVEYを導入する際などは、Salesforceや他ツールとの繋ぎ込みの実装部分の開発が必要なのですが、そういった開発行為の仕様調整やリソース調整などを行っているようなイメージです。

Q：CREATIVE SURVEY for Salesforceを導入した経緯と選んだ決め手を教えてください。

水井：一昨年末からマーケティング施策として「Zoom」で単発のウェビナーをはじめました。しかし、事前準備や当日の配信対応の人員調整などの運用に思ったよりも多くの時間をとられており、今後開催頻度を増やすにあたって運用の改善を検討しなければなりませんでした。

そこで、録画でのセミナー配信のサービスを提供している会社があると知り、去年の夏頃に「Wistia」という多彩な配信方式での動画配信が可能なシステムへ切り替えたのですが、運用をスタートしたところいくつか課題があがってきました。

Wistiaを使って毎日1〜2時間刻みで録画のセミナーを配信する施策を実施することになったのですが、その開催時間ごとに都度申し込みフォームで募集をかけ申込者の管理をしたり、事後アンケートを送付するといった作業を行うとなるとGoogleフォームで行うには限界があり、効率的に運用できるシステムがないかと探しはじめたのがきっかけです。

高山：いろいろなフォームツールやアンケートツールを比較検討していたところ、CREATIVE SURVEYの名前があがってきました。

CREATIVE SURVEYに決定した理由は大きく3つあります。

1つ目はビジネスサイドメンバーがドラック&ドロップなどの簡単な操作でフォーム作成をすることができるGUIであること、2つ目は我々エンジニアがJavaScriptやCSSなどを用いることで、カスタマイズが可能な自由度の高いツールであること、3つ目は弊社が顧客管理で活用しているSalesforceとの連携性が高いことです。

これらの点で他社ツールと比較しても圧倒的にCREATIVE SURVEYが優れていると感じ、また弊社社長からの後押しもありCREATIVE SURVEYに決定いたしました。

Q：CREATIVE SURVEY for Salesforceはどのようなシーンで活用されていますか？

現在は主にお客様との商談獲得数の最大化を目的にしたウェブセミナーの事後アンケートに活用しています。先ほどもお話しましたが実施頻度はかなり多く、固定のコンテンツを日に複数回配信、スポットのコンテンツを不定期で開催しています。

アンケートと申しておりますが、セミナー後に弊社コンサルタントとの個別無料相談を希望する方を把握するのが主な目的です。

アンケートの配布方法は、ウェビナー中に「アンケートにご回答いただいた方に本日のウェビナー資料をお送りします。画面下のボタンよりご回答ください。」と口頭でアナウンスをしていて、ウェビナー画面の下にアンケートへのリンクを設置したボタンから回答いただいています。

設問は、お名前・電話番号・メールアドレスなどのお客様情報の他、興味関心、コンサルタントとの個別無料相談を希望する/しないのご希望を伺う選択肢を設けています。ここまでがCREATIVE SURVEYで作成したフォームです。

このフォームで「面談を希望する」を選んだら外部の日程調整ツールにリンクするようにしていて、お客様が希望日程を登録したらSalesforceに希望日が登録される流れにしています。

一方で「面談を希望する」を選んだあと、日程調整を完了せずに離脱するお客様もいるので、そのお客様にはインサイドセールスメンバーが架電し日程調整の打診をしています。

「面談を希望しない」を選んだ方はナーチャリングとしてSalesforce上に登録しています。

Q：実際の運用フローや回収した回答結果の活用について教えてください。

セミナー申し込みの情報は、まずはじめに自社で独自に開発して利用しているCRMに入ります。そこからSalesforceにデータ連携されるように設計しており、自動的にリードが生成され、キャンペーンにメンバーとして登録されます。

アンケートの無料個別相談の希望に関する設問で、お客様が「希望する」にチェックをつけるとキャンペーンメンバーの状況が更新され、インサイドセールスはSalesforceを見て、「希望する」にチェックをつけたのに日程調整をしていないキャンペーンメンバーというセグメントを確認して架電をしています。

また、「希望しない」にチェックをつけたお客様についても、他の設問で伺った購買意欲や情報収集の状況などに応じたナーチャリングアプローチをキャンペーンステータスで管理しています。

ビジネスサイドのメンバーだけで施策を効率的に回せるように

Q：CREATIVE SURVEY for Salesforceを導入して、どのような効果・メリットがありましたか？

高山：導入前にデモでご説明いただいた通り、ビジネスサイドのマーケティングメンバーでも、簡単にGUIの操作だけでクオリティの高いアンケート作成をすることができました。

アンケート作成から結果確認までの作業を、エンジニアを巻き込まずにビジネスサイドだけである程度ハンドリングできる点は、効率的に施策を回せるため非常に効果があったと実感しています。

水井：Googleフォームを使用していたときは、ステータス管理もGoogleスプレッドシートで行っていたり、アナログな手作業が多く発生していたのですが、今ではSalesforceなど外部システムとの連携が行えるようになりかなり効率化できていると感じています。

フォームのUIも以前よりよくなり回答率も向上したように思います。

Q：CREATIVE SURVEY for Salesforceの使い勝手はいかがでしょうか？

高山：先ほどもお伝えした通り、作成が簡単な一方で、JavaScriptなどを用いたより複雑な設計が可能な自由度と柔軟性がある優れたツールであると感じています。

実際に離脱率の検証や連携テストなど自分たちで好きに操作できるので、テストマーケティングといった意味合いでも活用させていただいております。

Q：今後、CREATIVE SURVEY for Salesforceを使ってやってみたい施策はありますか？

水井：ウェビナーを視聴いただいてリードになったものの、相談には至っていないお客様に対してのコミュニケーション施策を今後増やしていかなければなりません。

そのために、お客様の状態を細分化して把握できるような仕組みであったり、お客様のニーズごとに適したコミュニケーションやアプローチを取れるような仕組みにCREATIVE SURVEYをもっと活用していけたらと考えております。

※ページ上の各種情報は2023年11月6日時点のものです。