WebセミナーのアンケートをSalesforceと連携し工数削減・スピード向上

TOPPANエッジ株式会社様は、インフォメーション領域において企業の情報伝達を最適化する様々な製品・サービスを提供している企業です。情報を核に、紙媒体とデジタル技術を融合したソリューションを提供するデジタルハイブリッド企業として、独自のポジションを築いています。

同社では、リード獲得の手段として定期的にWebセミナーを実施。セミナー参加者へのアンケート施策に『CREATIVE SURVEY for Salesforce』を活用し、業務効率や各部署の連携性を高めています。導入の経緯や活用方法、効果について、企画本部マーケティング部の井上朝様にお話を伺いました。

アナログ媒体とデジタル技術を掛け合わせたソリューションを提供

Q：貴社の事業内容と井上様の担当業務を教えてください。

弊社は、企業がエンドユーザーに情報を伝えるインフォメーション領域において様々な製品・サービスを提供している会社です。もともと請求書や伝票などBtoBの印刷物を多く取り扱ってきた背景があり、従来のアナログ媒体とデジタルの双方向からソリューションを提供するデジタルハイブリッド企業として、企業の業務効率化に貢献する事業を展開しています。

具体的には、帳票の電子化やBPM（ビジネスプロセス・マネジメント）などを行うデジタルビジネス事業、DMなど各種通知物の制作・発送などを行うインフォメーション・プロセス事業、情報機器などを提供するプロダクトソリューション事業、アジア圏を中心に各国の企業のサポートを行っているグローバル事業と、大きく4つの事業から構成されています。

私が所属するのは、事業を横断した新規のリード獲得・案件創出をメインミッションとしてもっているマーケティング部です。その中で私は主に、オフライン・オンラインでの展示会やセミナーの企画・運営を担当しています。

「セキュリティ基準をクリア」「Salesforceとの連携」の2つが選定の理由

Q：『CREATIVE SURVEY for Salesforce』を導入した目的と、選んだ理由を教えてください。

コロナ禍以前は東京ビッグサイトや幕張メッセなどで行なわれる展示会にブースを出展し、来場者との名刺交換などによりリードを獲得してきましたが、コロナ禍以降はすべてWebセミナーにシフトしました。セミナーは週に2本程度のペースで企画・開催しており、リード獲得においてはアンケートの活用が必須となりました。

初めはすぐに利用できることから別のアンケートフォームを使っていたのですが、弊社の得意先には金融業界などセキュリティレベルの高い企業が多いこともあり、先方の外部アクセス権限で閲覧できない・回答できないという問い合わせが頻繁に発生していました。個人情報を取り扱う案件を受託する企業として、弊社とクライアントのセキュリティ基準をクリアできるサービスを使う必要があり、合致するシステムを探していました。

弊社のマーケティング部には3つの部署があり、私が所属しているお客様との接点づくりをする部署のほかに、メール配信やMA（マーケティングオートメーション）の管理をする部署、インサイドセールスの実働部隊の部署があります。セミナーを開催する際は、集客のためのメール配信からリード獲得、フォローのコールと各部署が連携していく必要があるため、スムーズに情報共有できるかという点も選定時のポイントでした。

CREATIVE SURVEY for Salesforceを知ったきっかけは、SalesforceのMAツール『Pardot』の導入時にお世話になったtoBeマーケティング様からの紹介です。ほかにも候補を挙げてもらいましたが、Salesforceと連携できるシステムであることや弊社のセキュリティ要件を満たすことから、導入を決めました。

Q：貴社では外部サービスを導入する際に、厳しいセキュリティ基準を設けているのでしょうか？

外部サービスの利用にあたっては、社内のセキュリティ基準に基づいた厳格なチェック・審査を行なっています。特に個人情報を取り扱うものについては細心の注意を払って利用しています。従来のアンケートフォームは、セキュリティ要件が明確でなかったため、フォーム上で個人情報を取り扱わないという条件のもとで利用しており、アンケート実施後に手作業での紐づけ作業などが発生していました。こうした作業を省く上でも、弊社のセキュリティ基準を満たすアンケートシステムを探す必要がありました。

クリエイティブサーベイは、導入に際してセキュリティチェックシートのやり取りにもスムーズに対応していただき、安心して導入を進めることができました。

柔軟にアンケート内容を変えられ、運用が簡単

Q：現在、CREATIVE SURVEY for Salesforceをどのように活用していますか？

セミナー参加者へのアンケートがメインです。セミナー内容についての感想や、弊社およびサービスへの希望・要望などをヒアリングしてインサイドセールスにつないでいます。ほかにもNPS®の手法を取り入れ、今後のセミナー内容や運用面の改善に役立てています。

セミナーは各製品の販促担当から依頼を受けて企画・実施しているので、アンケートの内容は販促担当の要望を聞きながら質問項目に落とし込んでいくという手順で進めています。同じ商材であってもセミナーによって質問内容が変わるので、柔軟にアンケート内容を変えられて簡単に運用できるという点でも、CREATIVE SURVEY for Salesforceを導入したメリットを感じています。

Q：アンケート配信からレポートまでの具体的なフローを教えていただけますか？

セミナーの開催中に申込者宛にPardotを使ってアンケートURL付きのメールを配信しています。Salesforceのオブジェクトに紐づけて配信し、回答結果はSalesforceのレポートで社内の各部署に情報共有するというのが全体の流れです。

従来のアンケートフォームを使っていたときは、申込時のアドレスと回答者のアドレスが違うと紐づけられないので、手作業で確認して突合するというアナログな方法をとっていました。CREATIVE SURVEY for Salesforceを導入したことで、この問題も解消されました。

レポーティングはこれまでExcelに落としてグラフを作成するという運用をしていましたが、CREATIVE SURVEYの集計、グラフ化の機能やSalesforceのレポート出力で情報共有のスピードも向上しています。

Salesforceとの連携で工数を大幅削減。600人の営業担当にスムーズに情報共有

Q：CREATIVE SURVEY for Salesforceを導入して、どのような効果・メリットがありましたか？

SalesforceとPardot、アンケートシステムが連携できるようになったことで、データの突き合わせやインポート・出力などにかかっていた作業時間を大幅に減らすことができました。感覚値ではありますが、1セミナーにつき1～2時間くらい削減できていると思います。

また、弊社は600人を超える営業がおり、従来のアンケートシステムでは、アンケート結果を営業と共有する環境がなかったため、Excelでの情報共有となっていました。CREATIVE SURVEY for SalesforceはSalesforce上で営業もリアルタイムに担当得意先のアンケート結果を見ることができるようになり、業務効率化やスピードアップにつながっています。

アンケート集計画面から速報をすぐに出せるので、社内から「素早くリアクションができて助かります」という声をもらうこともあります。

質問分岐など様々なケースに対応できる多機能性が魅力

Q：CREATIVE SURVEY for Salesforceのアンケート作成機能はいかがですか？

従来のアンケートフォームは1ページに全ての質問が表示されるため、質問数が10個程度になると長く答えにくい印象を与えてしまっていました。

CREATIVE SURVEY for Salesforceは、回答内容に応じて自由に質問項目を分岐できる点に利便性を感じています。たとえば「サンプルがほしい」にチェックを入れた方にだけ住所記入欄を表示するといったことができるので、見た目もすっきりしますし、回答者にとっても回答しやすいと思います。かなり多機能なシステムなので、各部署からの様々な要望に合わせてアンケート作成できるところが非常に助かっています。

また、導入時のサポートがきめ細やかで、スムーズにアンケートを作成できました。問い合わせをしたときのレスポンスの速さも、安心できると感じました。

Q：今後、CREATIVE SURVEY for Salesforceを使ってやってみたい施策はありますか？

当初の導入目的であるリード獲得や案件創出という点では十分に活用できているので、今後は各部署の販促担当や営業担当の要望を拾い上げるための社内アンケートなどに活用してみたいと考えています。

セミナーのアンケート内容については都度要望が上がってくるので、定期的に販促担当にヒアリングして、さらに業務効率や精度を上げていけたらと思っています。

ネット・プロモーター、ネット・プロモーター・システム、NPS、そして NPS 関連で使用されている顔文字は、ベイン・アンド・カンパニー、フレッド・ライクヘルド、サトメトリックス・システムズの登録商標です。

※本インタビューは2022年に実施したものです。インタビュー当時の社名はトッパン・フォームズ株式会社様でしたが、2023年4月にTOPPANエッジ株式会社様へ社名変更されたことに伴い、本記事の表記をTOPPANエッジ株式会社様に変更しております

※ページ上の各種情報は2022年2月22日時点のものです。