ウェビナー実施の流れと成功のポイント

まずは、ウェビナーを実施する際の基本的な流れと、成功につなげるためのポイントを説明していきます。

開催前の準備

ウェビナーの準備段階でやるべきことは、以下の3つです。

1.企画を策定

企画の策定では、誰（ターゲット）に向けて何を伝えるかを決めます。集客力のあるウェビナーにするには、以下の点に留意しましょう。

・ターゲットが興味を持つテーマか
・タイトルはキャッチーか
・ターゲットの参加意欲を高める訴求力があるか（登壇者、内容など）

開催日時や配信する場所、運営スタッフの人数・役割なども合わせて整理しておきます。

2.配信ツールの選定

ウェビナー配信ツールを選定します。選ぶ際は、以下の点を確認しましょう。

・接続の安定性や画質はどうか
・接続可能人数は開催規模に合っているか
・参加者のアカウント登録が必要か

よく知られているツールでは、以下のものがあります。

・Zoom Webinar
・Youtube Live
・Facebook Live
・Google Meet
・Cocripo（コクリポ）
・V-CUBE セミナー

チャットや出欠確認といった機能を搭載しているものもあります。欲しい機能があれば、チェックしてみるとよいでしょう。

3.ウェビナーの告知・受付

ウェビナーを告知するページと受付フォームを作成して集客します。開催後にフォローしやすくなるように、受付フォームでは以下の項目例を参考に入力してもらうとよいでしょう。受付フォームにWebアンケート作成ツールを活用して効率化を図る企業もあります。ただし、入力項目が多すぎると離脱する可能性があるため注意してください。

・会社名
・役職
・名前
・メールアドレス
・メルマガの要・不要　など

告知方法には、主に以下のものがあります。

・自社が保有するリストに招待メールを送信
・SNSを活用
・Web広告を活用

とくに招待メールは集客しやすい方法です。一度の送信で十分な集客ができなかった場合も視野に入れて、送信スケジュールを設定しましょう。

開催1週間前から当日までの準備

ウェビナー当日にトラブルが発生しないよう、開催の1週間前を目安にリハーサルを行います。確認しておきたいポイントは以下の通りです。

・音声やカメラの調整、パソコン操作を確認する
・接続状況に問題はないか
・接続が不安定になった場合の代替案を用意しておく
・参加者の目線から改善すべき点はないか
・運営フローや役割について目線が合っているか

また、ウェビナーで重要になるのが参加予定者へのリマインドメールです。ウェビナーは気軽に参加できるというメリットがある一方で、日時を忘れてしまうことも予想されます。以下のタイミング例を参考に、リマインドメールを送りましょう。

・開催の3日前
・前日の夕方
・当日の3時間前

当日の運用

ウェビナー当日は、機材やネット環境、運営フローの最終チェックを行い、本番に臨みます。当日のスムーズな進行とミス防止のために、以下の運用方法を取り入れるとよいでしょう。

・タスクと担当者、タイムスケジュールを記載した進行管理表を作成しておく
・当日の問い合わせについての担当者を決めておく
・登壇者が集中できるよう、ツールの操作は運営スタッフが行う
・運営スタッフは参加者側と同じ画面を見て動作性を随時確認する

開催後のフォロー

見込み客の獲得やファン作りを目的にウェビナーを実施する場合、開催後のフォローが極めて重要になります。フォロー施策には、以下のようなことがあります。

・参加者アンケートを活用したフォロー
・サンクスメールでのフォロー
・ウェビナーで多かった質問に対する回答を発信
・参加特典として資料を提供

いずれの場合も、ウェビナーから間を置かずに実施することがポイントです。

ウェビナーのアンケートの取り方

顧客獲得を目指すウェビナーにおいて必須となるのがアンケートの活用です。ウェビナーでのアンケートの取り方には、以下の2つの方法があります。

ウェビナー配信ツールのアンケート機能を活用

多くのウェビナー配信ツールには、アンケート機能が搭載されています。手間なく実施できる点がメリットですが、ツールによっては回答形式に制限があるなど、カスタマイズが難しい点に注意が必要です。

Webアンケートフォームを活用

自社が求める回答形式でアンケートを収集したい場合は、Webアンケートフォームを活用する方法がおすすめです。チェックボックスの選択、5段階評価、自由記述などさまざまな形式でアンケートを作成できます。

Webアンケートフォームを利用する場合は、ウェビナーツールのチャット機能を使って送る、またはメールで送るという方法があります。

顧客獲得につなげるアンケート作成のポイント

アンケートの作り方を工夫することで、ウェビナーの参加者を顧客化するための戦略的なアプローチがしやすくなります。作成時の3つのポイントを紹介しましょう。

自社への興味・関心度を定量化できるように項目を設定する

自社の商材への興味・関心度を定量化できるように設問・回答項目を工夫することで、優先的にアプローチすべき見込み客を抽出したり、最適なアプローチ方法を選択したりできるようになります。

具体例を以下に挙げます。

『Q.当社の〇〇製品について、該当するものを1つ選択してください』

・興味がない
・資料がほしい
・詳しく話を聞きたい
・デモ版を使ってみたい
・導入したい

上記のような形にすることで、「はい」「いいえ」だけではわからない興味度合いを知ることができます。

参加目的（顧客ニーズ）をキャッチアップできる質問を入れる

ウェビナー参加者には、参加を決めた理由や目的がそれぞれにあります。このニーズを捉えることができれば、今後提案すべきことや次にとるべきアクションを定めやすくなります。

たとえば、以下のような質問項目です。

『Q.ウェビナーに参加した目的を教えてください』

・〇〇に興味・関心があったため
・〇〇の情報を得るため
・〇〇を解決するため

ウェビナーで聞けなかった質問・疑問を集める

ウェビナーでは質疑応答の時間を設けるケースが多くなっていますが、時間が限られているため、開催中に質問できない場合があります。アンケートであらためて質問・疑問を受け付けることで参加者へのフォローがしやすくなるうえ、満足度の向上につながります。

ウェビナーのアンケート回答率を高めるポイント

ウェビナーを顧客獲得に活かすには、アンケートの回答率を高めることも重要です。以下の2つのポイントを参考にしてください。

間を置かずに回答を促す

アンケートはウェビナー開催中または直後に実施するほうが、回答率が高い傾向にあります。その場でアナウンスして回収するほか、終了後のフォローメールを送信する際に回答を促すようにしましょう。

資料DLなどのメリットを提供する

アンケートへの回答は手間がかかるため、何らかのメリットがないと、なかなか協力してくれません。おすすめの方法は、アンケート回答者にはウェビナーで使った資料やその他の有益な資料を提供するというものです。

回答者への自動送信メールに資料DL用のリンクを入れるという方法をとれば、大きな手間をかけずに回答率を高めることができます。

関連記事
ウェビナー（ウェブセミナー）アンケートとSalesforceを連携する方法

まとめ

新型コロナウイルスの影響もあり、オンラインで顧客接点を強化できるウェビナーのニーズが加速しました。今後さらに広がっていくことが見込まれている一方で、開催による効果が見えないという声も上がります。

ウェビナーを顧客獲得につなげるには、開催後のフォローを進めやすくするためのアンケート活用が重要です。質の高いウェビナーを実施するうえでも、アンケートを有効に活用してみてはいかがでしょうか。

• ウェビナー